Perangkat Lunak Pengolah Angka Microsoft Excel
2007
A. Berbagai Aplikasi Pengolah Angka
1.
StarOffice
Calc
StarOffice
calk merupakan aplikasi pengolah angka yang dikembangkan oleh Sun Mycrosystem.
StarOffice calk bersifat multiplatform dan dikeluarkan bersama-sama dengan
paket StarOffice lainnya. StarOffice calk didesain dengan memperkirakan intuisi
dari penggunanya sehingga orang yang tidak terbiasa menggunakan aplikasi
pengolah angka tidak akan mengalami kesulitan untuk menggunakan aplikasi ini.
Kelebihan StarOffice calc yaitu :
Kelebihan StarOffice calc yaitu :
• Kemampuannya untuk mengenali
dan mengklarifikasi data yang ditempatkan di lembaran kerja dan membantu
penggunaknya untuk membuat grafik dari data tersebut sehingga lebih mudah
dikomunikasikan dengan orang lain.
•
Dapat mengkonversi file yang dihasilkannya menjadi dokumen Microsoft excel.
2. OpenOffice Calc
OpenOffice
Calc adalah aplikasi pengolah angka yang bersifat opensource. Selain gratis,
kelebihan lain dari aplikasi OpenOffice Calc adalah dapat dijalankan di
berbagai platform system operasi seperti windows, linux, solaris, dan Mac OS.
OpenOffice Calc didistribusikan bersama-sama dengan paket OpenOffice yang lain.
Kita dapat mendownload aplikasi tersebut dari www.openoffice.org.
OpenOffice
Calc memiliki tampilan jendela yang dilengkapi dengan menu-menu dan tombol-tombol
toolbar dan didesain untuk mudah digunakan.
3. GNOME Office – Gnumeric
GNOME
Office – Gnumeric adalah aplikasi pengolah angka yang merupakan keluarga dari
GNOME Office. GNOME Office – Gnumeric bersifat open source sehingga dapat
didownload dan digunakan secara bebas.
Kelabihan
GNOME Office – Gnumeric :
•
Memiliki tampilan yang user friendly dimana jendela GNOME Office – Gnumeric
dilengkapi dengan menu-menu dan tombol-tombol toolbar.
•
Dilengkapi dengan Help untuk mencari bantuan.
•
GNOME Office – Gnumeric merupakan aplikasi pengolah
angka berkualitas tinggi yang dikembangkan dalam proyek GNOME Office. GNOME
Office – Gnumeric didesain untuk menggantikan aplikasi pengolah angka komersial
yang ada pada saat ini. Karena itu GNOME Office – Gnumeric dilengkapi dengan
hamper semua kemampuan dan fitur-fitur yang diharapkan dari sebuah aplikasi
pengolah angka.
4. Abacus
Abacus adalah aplikasi pengolah angka yang hanya
membutuhkan memori kecil dan sangat mudah digunakan. Nama abacus diambil dari
alat perhitungan kuno yang digunakan pada zaman Yunani kuno dan Romawi kuno dan
juga masih digunakan sampai saat ini di china. Awalnya, abacus dikembangkan
sebagai proyek mahasiswa di Universitas IST, Portugal, di bawah bimbingan Prof.
Arlindo Olivera. Abacus
memiliki tampilan yang dilengkapi menu-menu, tombol-tombol toolbar, dan scroll
bar yang membuat Abacys mudah untuk digunakan. Abacus juga dilengkapi dengan
kemampuan dan fitur-fitur standar dari sebuah aplikasi pengolah angka.
5. Microsoft Excel
Microsoft Excel adalah aplikasi pengolah angka yang
dikeluarkan oleh Microsoft Corp., perusahaan perangkat lunak terbesar di jagat
ini. Microsoft Excel hanya dapat dijalankan di system operasi windows dan tidak
pada system operasi lain. Microsoft Excel dijual satu paket dengan aplikasi
Office lainnya dari Microsoft dan memiliki fitur-fitur yang user friendly.
Jendela excel juga dilengkapi dengan Task Pane yang memungkinkan pengguna
mencari bantuan dari Help Excel maupun bantuan secara online. Karena itu
Microsoft Excel banyak digunakan.
A. Identifikasi dan
Komponen-komponen Microsoft Excel 2007
Perangkat lunak pengolah angka merupakan bagian dari perangkat lunak
aplikasi perkantoran. Perangkat lunak pengolah angka digunakan untuk mengelola
data, terutama data angka. Perangkat lunak pengolah angka yang akan dibahas
pada Kelas XI Semester 2 adalah Microsoft Excel 2007.
Microsoft excel 2007 sering digunakan dalam perkantoran, perusahaan dan
sekolah-sekolah untuk membantu perhitungan rugi laba, pengolahan data
statistik, pembuatan database, operasi statistik, pembuatan grafik, penggunaan
rumus dan sebagainya. Operasi aritmetika yang sering dilakukan dengan program
ini antara lain perkalian, penjumlahan, pengurangan, pembagian, logika dan
lain-lain.
Untuk membuka program Microsoft Excel 2007 dikomputer Anda, dapat dilakukan
dengan mengklik Start > All Program
> Microsoft Office 2007 > Microsoft Excel 2007.
Untuk lebih mengenal perangkat lunak pengolah angka Microsoft Excel 2007,
berikut adalah komponen-komponennya:
 |
 |
 |
 |
||||
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
a. Microsoft Office Button, berisi menu perintah yang berkaitan dengan dokumen.
b.
Quick Access Toolbar, berisi shortcut perintah-perintah
yang sering digunakan
c.
Title Bar, menampilkan nama program
aplikasi dan nama file workbook yang
aktif
d.
Window Control (Kontrol
jendela), terdiri dari 3 tombol yang
terletak disebelah kanan atas jendela excel.
e.
Ribbon, menampilkan tombol-tombol
perintah seputar pengerjaan worksheet
f.
Name Box, kotak petunjuk posisi sel
g.
Nomor Baris, menunjukkan urutan baris pada
lembar kerja Excel yang ditandai angka berurutan
h.
Nama Kolom, merupakan urutan kolom dalam
lembar kerja Excel yang ditandai huruf
berurutan
i.
Sel, merupakan perpotingan antara
kolom dan baris yang berbentuk kotak.
j.
Scrool Bar Ve rtical, untuk menggulung lembar kerja
Excel secara vertikal (keatas dan kebawah)
k.
Scrool bar Hoizontal, untuk menggulung lembar kerja
Excel secara horizontal (kekiri dan kekanan)
l.
Tabulasi Sheet, untuk memilih lembar kerja
yang digunakan.
m.
View mode, berisi keterangan mengenai
mode tampilan worksheet
n.
Zoom Slider, berfungsi untuk memperkecil
atau memperbesar tampilan dokumen.
1. Ribbon
Pada Microsoft Excel 2007
Lembar kerja Microsoft Excel 2007 mempunyai Ribbon yang terdiri atas tujuh
tab dasar, antaralain Home, Insert, Page
Layout, Formulas, Data, Review dan View.
Setiap tab terdiri dari beberapa grup. Setiap grup terdiri dari
tombol-tombol perintah.
a)
Tab Home
Tab ini berhubungan dengan
pengelolaan isi worksheet. Tab Home
memiliki tujuh grup, yaitu:
1) Grup Clipboard, berisi tombol-tombol perintah copy, cut, paste dan
format painter.
|
2) Grup Font, berisi tombol-tombol perintah yang berhubungan dengan
pengaturan font, yakni jenis font, ukuran, warna, cetak tebal, miring, garis
bawah, dan sebagainya.
3) Grup Aligment, berisi tombol-tombol perintah yang berhubungan dengan
pengaturan alinea iisi dari sel, yakni rata kanan, rata kiri, rata tengah, rata
atas, rata bawah, penggabunga cel dan sebagainya.
4) Grup Number, berisi tombol-tombol perintah yang berhubungan dengan
format isi sel.
5) Grup Styles, berisi tombol-tombol
perintah yang berhubungan dengan pengaturan tampilan sel.
-
Conditional Formatting : untuk memberikan tambahan
visualisasi berupa grafik batang, ikon atau gradasi pada sel warna berdasarkan
berdasarkan aturan tertentu.
-
Format as Table, untuk mengubah range sel
tertentu menjadi bentuk tabel.
-
Cell Styles, untuk memformat sel kedalam
bentuk tertentu.
6) Grup Cells, berisi tombol-tombol perintah yang berhubungan dengan sel,
meliputi penambahan sel, penghapusan sel, format sel dan sebagainya.
-
Insert Cells, untuk menambaha sel baris,
kolom ataupun sheet
-
Delete Cells, untuk menghapus sel baris,
kolom ataupun sheet
-
Format, untuk mengatur tinggi baris,
lebar kolom, mengunci sel dan sebagainya.
7) Grup Editing, berisi tombol-tombol perintah yang berhubungan dengan
pengaturan isi sel.
b)
Tab Insert
Tab Insert digunakan untuk menyisipkan objek kedalam worksheet (lembar
kerja). Ada 5 grup tab Insert :
1) Grup Tables
- Pivot Table, untuk menyisipkan objek berupa tabel pivot. Tabel pivot yakni rangkuman
dari data.
- Table, untuk
menyisipkan objel tabel
2) Grup Illustrations
- Pictur, untuk
menyisipkan gambar
- Clipt Art, untuk
menyisipkan clipt art
- Shapes, untuk
menyisipkan objek bangun ruang datar dan bangun ruang sederhana
- Smart Art, untuk
menyisipkan grafik smart art yang biasa berupa bagan.
3) Grup Chart
- Column, untuk
menyisipkan diagram kolom
- Line, untuk menyisipkan diagram
garis
- Pie, untuk menyisipkan diagram
lingkaran
- Bar, untuk menyisipkan diagram
batang
- Area, untuk menyisipkan diagram area
- Scatter, untuk
menyisipkan diagram sebaran data (scatter)
- Other Chart, untuk menyisipkan jenis diagram lainnya seperti stock, surface, dougnut, bubble dan radar
4) Grup Links
- Hyperlink, untuk
menyisipkan Hyperlink (objek teks atau gambar untuk menampilkan atau sel
tertentu.
5) Grup Text
- Text Box, untuk
menyisipkan kotak isian teks
- Header & Footer, untuk menyisipkan catatan kepala dan catatan kaki
- Word Art, untuk
menyisipkan word art
- Signature Line, untuk menyisipka signature
- Object, untuk
menyisipkan objek kedalam dokumen
- Symbol, untuk
menyisipkan simbol atau karakter yang tidak ada pada keyboard.
c)
Tab Page LayOut
Tab Page LayOut digunakan untuk mengatur tampilan halaman. Berikut icon-icon Tab Page LayOut:
1) Grup Themes
- Themes, untuk
mengubah keseluruhan desain/tema dokumen
- Colors, untuk
mengubah warna pada desain/tema
- Fonts, untuk
mengubah jenis huruf pada desain/tema
- Effect, untuk mengubah
jenis efek pada desain/tema
2) Grup Page SetUp
- Margins, untuk
mengubah margin dokumen (jarak tulisan pada tepi kertas)
- Orientation, untuk mengubah orientasi dokumen
- Size, untuk mengubah ukuran kertas
yang digunakan
- Print Area, untuk
mengatur area cetak
- Break, untuk
menandai halaman baru pada saat dokumen dicetak
- Background, untuk
memilih gambar yang akan dijadikan latar belakang dokumen
- Print Titles, untuk menentukan baris dan kolom yang akan digunakan sebagai judul lembar
kerja/tabel
3) Grup Scale to Fit
- Width, untuk
mengatur lebar halaman yang akan dicetak
- Height, untuk
mengatur panjang halaman yang akan dicetak
- Scale, untuk
memperbesar atau memperkecil output halaman yang akan dicetak
4) Grup Sheet Option
- Gridlines – View, untuk menampilkan garis bantu
- Gridlines – Print, untuk mencetak dokumen beserta garis bantu
- Headings – View, untuk menampilkan kepala kolom dan baris
- Headings – Print, untuk mencetak dokumen beserta kepala kolom dan baris
5) Grup Arrange
- Bring to Front, untuk memindahkan objek kepaling terdepan
- Send to Back, untuk memindahkan objek kepaling terbelakang
- Selection Pane, untuk menampilkan selection pane
- Align, untuk
mengatur peletakan beberapa objek yang dipilih
- Group, untuk
menggabungkan beberapa objek
- Rotate, untuk
memutar objek
d)
Tab Formulas
Tab Formuals digunakan untuk mengerjakan seputar formula/rumus. Berikut grup iconnya:
1) Grup Function Library
- Insert Function, untuk mengedit formula yang digunakan pada sel yang terpilih
- AutoSum, untuk
memasukkan fungsi SUM(jumlah)
- Recently Used, untuk memasukkan daftar fungsi yang sebelumnya telah digunakan
- Financial, untuk
memasukkan fungsi-fungsi yang berhubungan dengan bidang finansial (keuangan)
- Logical, untuk
memasukkan fungsi-fungsi yang berhubungan dengan bidang logika
- Text, untuk memasukkan fungsi-fungsi
yang berhubungan dengan bidang teks
- Lookup & Reference, untuk memasukkan fungsi-fungsi yang berhubungan dengan pengalamatan sel
- Math & Trig, untuk memasukkan fungsi-fungsi yang berhubungan dengan bidang matematika
dan trigonometri
- More Function, untuk memasukkan fungsi-fungsi yang berhubungan dengan bidang statistik,
mesin, kubus, dan informasi seputar sel.
2) Grup Defined Names
- Name Manager, untuk membuat, mengedit menghapus dan menemukan semua nama yang digunakan
dalam workbook
- Define Name, untuk menamai sel tertentu agar bisa dipanggil dalam formula dengan nama
tersebut
- Use in Formula, untuk memilih sebuah nama yang digunakan dalam workbook dean menggunakannya
di dalam formula yang sedang dipakai
- Create From Selection, untuk memberikan nama secara otomatis pada sel-sel yang telah terpilih.
3) Grup Formula Auditing
- Trace Precendents, untuk menampilkan panah yang menunjukkan sel-sel yang isinya mempengaruhi
isi sel yang sedang dipilih
- Trace Dependents, untuk menampilkan panah yang menunjukkan sel-sel yang dipengaruhi oleh isi
sel yang sedang dipilih
- Remove Arrows, untuk menghapus panah yang telah ditampilkan oleh Trace Precedents dan Trace Dependents
- Show Formulas, untuk menampilkan formula yang digunakan dalam setiap sel
- Error Checking, untuk mengecek kesalahan umum yang terjadi dalam formula
- Evaluate Formula, untuk menampilkan kotak dialog Evaluate
Formula agar bisa memeriksa jalannya setiap bagian formula satu persatu
- Watch Window, untuk memantau nilai pada sel-sel tertentu pada saat mengubah isi workbook
4) Grup Calculation
- Calculation Option, untuk menentukan kapan formula akan dihitung
- Calculate Now, untuk menghitung semua formula dalam workbook
- Calculate Sheet, untuk menghitung semua formula dalam worksheet
e)
Tab Data
1) Grup Get External Data,
- From Access, untuk memasukkan data dari database Microsoft Access
- From Web, untuk memasukkan
data dari halaman web
- From Text, untuk memasukkan
data dari file teks
- From Other Sources, untuk memasukkan data dari sumber-sumber lain mis: SQL Server, XML dll.
2) Grup Connections
- Refresh All, untuk memperbaharui semua data dalam workbook yang berasal dari sumber data
luar
- Connections, untuk menampilkan semua koneksi
data untuk workbook
- Properties, untuk
menentukan bagaimana sel-sel yang terhubung kesebuah sumber data akan
diperbaharui, apa sasja isi sumber yang akan ditampilkan dan bagaimana
perubahan banyaknya baris dan kolom dalam sumber data akan ditangani dalam
workbook
- Edit Links, untuk
menampilkan semua file-file lain yang terhubung kedalam worksheet sehingga Anda
bisa memperbaharui atau menghapus link terhadap file-file tersebut.
3) Grup Sort & Filter
- Sort A to Z, untuk mengurutkan data terpilih dari data terkecil ke-yang terbesar
- Sort Z to A, mengurutkan data terpilih dari data terbesar ke-yang terkecil
- Sort, untuk memunculkan kotak dialog
Sort agar dapat mengurutkan data
berdasarka beberapa kriteria secara bersamaan
- Filter, untuk
memberlakukan filtering (penyaringan data) pada sel-sel terpilih
- Clear, untuk
menghapus ketentuan sort dan filter yang berlaku pada range data yang
bersangkutan.
- Reapply, untuk
memberlakukan filter dan sort pada range yang bersangkutan
- Advanced, untuk
menentukan kriteria yang kompleks untuk membatasi record yang dimasukkan
kedalam hasil serangkaian query
4) Grup Data Tools
- Text to Columns, untuk memsisahkan isi dari satu sel Excel kedalam beberapa kolom terpisah
- Remove Duplicates, untuk menghapus baris-baris yang bernilai sama pada lembar kerja.
- Data Validation, untuk mencegah data yang tidak tepat dimasukkan kedalam sel
- Consolidate, untuk mengkombinasikan nilai-nilai dari banyak range kedalam satu range
baru
- What-If Analysis, untuk mencoba beragam nilai untuk dimasukkan kedalam formula pada lembar
kerja.
5) Grup OutLine
- Group, untuk
mengikat suatu range sel bersama-sama sehingga bisa dikembangkan atau
disusutkan
- Ungroup, untuk
memisahkan sel-sel yang telah digabungkan dengan group
- Subtotal, untuk
menghitung jumlah beberapa kolom dari data yang berkaitan bersama-sama dengan
secara otomatis memasukkan total dan subtotal dari sel-sel yang terpilih
- Show Detail, untuk mengembangkan grup sel-sel yang disusutkan
- Hide Detail, untuk menyusutkan grup sel-sel
f)
Tab Review
1) Grup Proofing
- Spelling, untuk
memeriksa ejaan pada teks
- Research, untuk
mencari referensi
- Thesaurus, untuk
mencari kata lain yang bermakna sama dengan kata yang terpilih
- Translate, untuk
menerjemahkan teks kedalam bahasa lain.
2) Grup Comments
- New Commenr, untuk menambahkan komentar pada sel yang aktif
- Delete, untuk
menghapus komentar
- Previous, untuk
melihat komentar sebelumnya
- Next, untuk melihat komentar
selanjutnya
- Show/Hide Comment, untuk menampilkan atau menyembunyikan komentar
- Show All Comment, untuk menampilkan semua komentar
- Show Ink, untuk
menampilkan atau menyembunyikan ink annotation
3) Grup Changes
- Protect Sheet, untuk mencegah perubahan yang tidak diinginkan
pada data lembar kerja dengan
menentukan informasi yang bisa diubah.
- Protect Workbook, untuk membatasi akses terhadap lembar kerja dengan mencegah pembuatan
lembar baru atau dengan memberikan akses hanya kepada orang-orang tertentu
- Share Workbook, untuk mengijinkan banyak orang bekerja dalam satu lembar kerja pada waktu
yang bersamaan
- Protect and Share Work Book, untuk membagikan lembar kerja sekaligus memproteksinya dengan password pada
saat yang bersamaan.
- Allow Users to Edit Ranges, untuk mengijinkan orang-orang tertentu untuk mengedit sel-sel dalam lembar
kerja yang diproteksi
- Track Changes, untuk melihat semua perubahan yang dilakukan terhadap dokumen
g)
Tab View
1) Grup Work Book Views
- Normal, untuk
menampilkan dokumen dalam tampilan normal
- Page LayOut, untuk menampilkan dokumen sebagaimana bila tercetak
- Page Break Preview, untuk menampilkan preview potongan halaman jika dokumen dicetak
- Customs View, untuk menyimpan pengaturan tampilan dan cetak
- Full Screen, untuk menampilkan dokumen dalam satu layar penuh.
2) Grup Show/Hide
- Ruler, untuk
menampilkan atau menyembunyikan mistar (penggaris)
- Gridlines, untuk
menampilkan atau menyembunyikan garis bantu pembatas setiap kolom dan baris
- Message Bar, untuk menampilkan Message bar agar melengkapi aksi-aksi yang diperlukan di
dokumen
- Formula Bar, untuk menampilkan atau menyembunyikan Formula Bar
- Headings, untuk
menampilkan atau menyembunyikan kepala kolom dan baris
3) Grup Zoom
- Zoom, untuk memperbesar tampilan
dokumen
- 100%, untuk menampilkan ukuran asli
dokumen
- Zoom to Selection, untuk memperbesar tampilan lembar kerja sehingga range yang sedang dipilih
memenuhi tampilan jendela
4) Grup Window
- New Window, untuk
membuka jendela baru sehingga menampilkan dokumen yang sedang dibuka
- Arrange All, untuk menampilkan semua program terbuka dalam satu layar dan menyusunnya
seperti susunan ubin
- Freeze Panes, untuk membuat sebagian lembar kerja tetap terlihat sementara sebagian
lainnya digulung
- Split, untuk
memcah tampilan jendela lembar kerja menjadi beberapa kotak yang dapat diatur
besarnya
- Hide, untuk menyembunyikan jendela
yang bersangkutan sehingga tidak terlihat.
- Unhide, untuk
menampilkan kembali jendela yang disembunyikan dengan tombol hide
- View Side By Side, untuk menampilkan dia lembar kerja secara berdampingan.
- Synchronous Scrooling, untuk menyeimbangkan penggulungan dua dokumen sehingga tergulung
bersama-sama
- Reset Window Position, untuk mengembalikan posisi jendela dokumen yang dibandingkan secara side by side
- Save Work Space, untuk menyimpan susunan jendela sehingga dapat ditampilkan dilain waktu
- Switch Window, untuk berpindah kejendela dokumen Excel lainnya yang sedang terbuka.
5) Grup Macros
- Macros, untuk
merekam atau mengatur macro.
2. Microsoft Office Button
Selain Ribbon Menu, terdapat
pula Office Button yang terletak
pada pojok kiri atas. Berikut fungsi dari setian tombol yang ada di Office Button.
1) New, untuk membuat WorkBook baru
2) Open, untuk membuka dokumen excel
3) Save, untuk menyimpan dokumen dari WorkBook yang sedang aktif
4) Save As, untuk
menyimpan dokumen yang aktif dengan nama file yang baru dengan folder yang
ditentukan
5) Print, untuk
mencetak dokumen
6) Prepare, untuk menyimpan
dokumen agar siap disebarkan
7) Send, untuk mengirim salinan dokumen
kepada orang lain melalui email ataupu fax
8) Publish, untuk
menyebarkan dokumen kepada orang lain
9) Close, untuk
menutup WorkBook yang sedang digunakan
10) Recent Document, berisi daftar dokumen-dokumen Excel yang terakhir kali dibuka
11) Excel Options, untuk membuka jendela pengaturan Ms. Excel
12) Exit Excel, untuk
keluar dari program Ms. Excel 2007.
B. Menyimpan dan Membuka
Dokumen Microsoft Excel 2007
1.
Format File Ms. Excel
2007
Microsoft Excel 2007
menggunakan format file baru yang berbeda dengan format file excel versi
sebelumnya. Format File Excel 2007 memiliki ekstensi File “xlsx”. Format file
tersebut merupakan perbaikan dan pengembangan dari format file sebelumnya.
2.
Menyimpan Dokumen
Baru
Ada 3 cara menyimpan
dokumen baru pada Ms. Excel 2007:
a. Klik icon Save (gambar disket) pada Quick Access
Toolbar
b. Klik Office Button kemudian klik Save
c.
Menekan tombol Ctrl
dan S pada keyboard secara
bersamaan
3.
Membuka Dokumen Excel
Ada 3 cara membuka
dokumen Ms. Excel 2007:
a. Klik Office Button lalu cari file-nya dan
klik Open
b. Tekan tombol Ctrl dan O secara bersamaan pada keyboard lalu cari file-nya dan klik Open
c.
Klik Icon Open
(gambar folder terbuka) pada Quick Access Toolbar lalu cari file-nya dan klik Open
4.
Menyimpan Dokumen yang dibuka dengan Nama Lain
Langkah-langkah
menyimpan dokumen yang dibuka dengan nama lain sbb:
a. Klik Office Button
b. Arahkan Mouse pada
menu Save As. Klik salah satu tipe
dokumen seperti tipe Excel 97-2003
atau Excel Workbook (untuk format
Excel 2007)
c. Tempatkan penyimpanan
file kemudian anda boleh merubah nama filenya kemudian klik Save untuk menyimpan File Excel.
